95 lat dekretu o archiwach w niepodległej Polsce

Dnia 7 lutego 1919 roku Naczelnik Państwa Józef Piłsudski podpisał dekret o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami. Dokument ten określił misję współczesnej państwowej służby archiwalnej, którą jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie do nich powszechnego dostępu.

Ukazanie się dekretu archiwalnego już w pierwszych miesiącach odbudowującego się państwa polskiego oznaczało uznanie potrzeby posiadania i dostępu do dokumentacji za istotną i pilną. Sprzyjać miał temu scentralizowany model zarządzania służbą archiwalną, przyjęty w większości państw europejskich. Władzę nad archiwami państwowymi powierzono Ministrowi Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego, którą sprawował za pośrednictwem Wydziału Archiwów Państwowych. Już w pierwszym rozdziale dekretu, w którym określano zadania Wydziału, obok opieki nad zbiorami instytucji publicznych, wskazano działania na rzecz odzyskania dokumentacji wywiezionej przez państwa zaborcze i ratowanie zbiorów archiwalnych, które pozostały na ziemiach polskich, bez względu na rodzaj ich własności (m.in. instytucji prywatnych, archiwów rodowych i kościelnych).

Status archiwów państwowych zyskało 5 archiwów centralnych z siedzibami w Warszawie: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Dawnych, Archiwum Skarbowe, Archiwum Oświecenia i Archiwum Wojskowe (przekształcone w 1930 r. w Archiwum Akt Nowych). Archiwa państwowe powstały także w Lublinie, Piotrkowie, Płocku i we Lwowie. W 1939 r. państwową sieć archiwalną tworzyło 18 archiwów.

Archiwa państwowe otrzymały prawo przechowywania akt i dokumentów związanych z działalnością organów państwa polskiego, władz kościelnych, wyznaniowych, instytucji oraz korporacji publicznych i prywatnych. Zostały także upoważnione do gromadzenia wszelkiego rodzaju zabytków rękopiśmiennych dotyczących dziejów państwa i narodu polskiego. Dekret nakładał na archiwa państwowe obowiązek prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej w zakresie popularyzacji źródeł historycznych oraz służenia administracji i obywatelom.

Okres II wojny światowej przyniósł ogromne straty w zasobach archiwów. Najbardziej ucierpiały archiwa w Warszawie tracąc 95% zasobu. Prawie całkowicie zniszczone zostały wszystkie archiwa centralne i Archiwum Miasta Stołecznego Warszawy. Znacznie ucierpiały zbiory m.in. w Poznaniu i Płocku.

Po II wojnie światowej odtworzono sieć archiwów. Włączono do niej archiwa znajdujące się na terenach b. Rzeszy Niemieckiej przyłączonych do Polski, ale także powołano tam nowe państwowe placówki archiwalne. Poza granicami kraju pozostały, posiadające cenne zasoby, archiwa w Grodnie, Wilnie i Lwowie.

Dziś sieć archiwów państwowych tworzy 30 archiwów o zasięgu regionalnym i 3 archiwa centralne z siedzibami w Warszawie. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych - przechowujące akta władz centralnych wytworzone do 1918 r., Archiwum Akt Nowych - gromadzące akta wytworzone po 1918 roku przez władze centralne, instytucje i stowarzyszenia o charakterze ogólnopolskim oraz spuścizny po wybitnych działaczach politycznych i społecznych oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe - przechowujące dokumentację foto- i fonograficzną oraz filmową powstałą od początków XX w. Pełni ono również funkcję centrum kompetencji w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych oraz przechowuje w Centralnym Repozytorium Cyfrowym kopie elektroniczne digitalizowanych materiałów archiwalnych ze wszystkich archiwów państwowych.

Łączna wielkość zasobu polskich archiwów państwowych wynosi ponad 300 kilometrów bieżących akt. Tworzy go dokumentacja wytworzona przez władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, administracje i instytucje samorządowe, organizacje oświatowe, wyznaniowe oraz społeczne, przedsiębiorstwa przemysłowe i instytucje gospodarcze, archiwa rodzin i majątków ziemskich oraz spuścizny osób prywatnych. Do szczególnych zadań archiwów państwowych należy sprawowanie nadzoru nad prawidłową selekcją dokumentów w urzędach i instytucjach, zanim trafią one do archiwów państwowych.
Archiwa państwowe gromadzą, porządkują i konserwują dokumenty oraz udostępniają je wszystkim zainteresowanym. Obecnie największą grupę odbiorców usług archiwów państwowych stanowią urzędy oraz obywatele dążący do uregulowania spraw własności, odszkodowawczych i emerytalnych. Z dokumentacji korzystają także zawodowi historycy oraz osoby zajmujące się badaniem np. historii swojej rodziny. Archiwa pełnią przy tym funkcję urzędów wiary publicznej. Z tego tytułu są uprawnione do wydawania zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z przechowywanych materiałów archiwalnych.
Opiekę nad narodowym zasobem archiwalnym i kierownictwo nad państwową siecią archiwalną, w imieniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, sprawuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Obecnie funkcję tę pełni dr hab. Władysław Stępniak.

Choć zadania państwowej służby archiwalnej nie zmieniają się od lat, tak, głównie dzięki rozwojowi technologii teleinformatycznych, zmienia się skala i możliwości ich realizacji, szczególnie w zakresie udostępniania zbiorów w Internecie.

W ostatnich latach zasoby cyfrowych kopii archiwaliów znacznie się zwiększy – podczas gdy w 2009 r. wynosiły 2,1 mln, tak na koniec 2011 r. ok. 15,5 mln, aby w 2012 r. osiągnąć 27 mln. Rekordowy okazał się rok 2013 roku, w którym archiwa państwowe wykonały ponad 15 mln cyfrowych kopii stron materiałów archiwalnych. Tak szybkie tempo możliwe jest między innymi dzięki realizacji „Programu digitalizacji materiałów archiwalnych”, wprowadzonemu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz udziałowi archiwów państwowych w Wieloletnim Programie Kultura +, prowadzonym przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Zdigitalizowane zbiory są sukcesywnie zamieszczane w Internecie. W styczniu 2014 r. liczba skanów dokumentów udostępnionych w serwisie szukajwarchiwach.pl przekroczyła 9 milionów. Skany są także zamieszczane na stronach internetowych archiwów państwowych, bibliotek cyfrowych i w portalach dedykowanych środowiskom genealogicznym. Stawia to archiwa państwowe w czołówce krajowych instytucji, biorących udział w digitalizacji i upowszechnianiu zasobów publicznych w Internecie. Stale udoskonalane są także elektroniczne systemy ewidencjonowania zbiorów i informacji archiwalnej.

Digitalizacja prowadzona przez archiwa państwowe uwzględnia oczekiwania i preferencje różnych grup klientów archiwów, począwszy od urzędów, poprzez naukowców po osoby badające historię swojej rodziny. W pierwszej kolejności skanowane są akta stanu cywilnego, ewidencje ludności, akta miast i gmin, księgi ziemskie i grodzkie, dokumentacja geodezyjna. W serwisie www.szukajwarchiwach.pl dostępne są akta metrykalne i stanu cywilnego z XIX i XX w. z terenów działania archiwów państwowych m.in.: w Warszawie, Poznaniu, Częstochowie, Kaliszu, Krakowie, Lesznie, Lublinie, Łodzi, Zielonej Górze, Toruniu oraz, dodane ostatnio, pochodzące z archiwów państwowych w Siedlcach i Płocku. Oznacza to możliwość sięgnięcia z domu do aktów urodzin, ślubów i zgonów sprzed 100 i więcej lat znajdujących się w setkach parafii i dotyczących tysięcy miejscowości w całej Polsce. Dodatkowo na stronie Archiwum Głównego Akt Dawnych można zapoznać się z aktami metrykalnymi tzw. zabużańskimi, powstałymi w latach 1590-1911 na terenach położonych na wschód od dzisiejszej granicy Polski.

W serwisie szukajwarchiwach.pl dostępne są także m.in. akta miast z okresu staropolskiego z zasobu Archiwum Państwowego w Poznaniu, dokumenty Biura Odbudowy Stolicy z zasobu Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, akta Powstań Śląskich z zasobu Archiwum Państwowego w Katowicach, dokumenty Rządu Rzeczypospolitej Polskiej na Uchodźstwie z zasobu Archiwum Akt Nowych czy plany przedwojennych łódzkich kamienic z zasobu Archiwum Państwowego w Łodzi.
W miarę wzbogacania portalu o nowe materiały wzrasta zainteresowanie nimi i liczba użytkowników. W latach 2009-2013 liczba odsłon serwisu wyniosła ponad 40 mln, podczas gdy tylko w 2013 r. ponad 20 mln.

Zmieniają się także warunki przechowywania i udostępniania zbiorów w siedzibach archiwów państwowych. W 2013 roku powstały pierwsze od ponad pół wieku obiekty w Polsce zaprojektowane w celu ochrony obiektów dziedzictwa dokumentacyjnego. Nowe budynki archiwów państwowych w Gorzowie Wielkopolskim, Radomiu i Zielonej Górze zapewniają optymalne warunki dla przechowywania zbiorów oraz korzystania z dokumentacji. Mieszczą się w nich nowocześnie wyposażone czytelnie, pracownie konserwacji i digitalizacji akt oraz sale wystawowe i konferencyjne, pozwalające na prowadzenie działalności naukowej, edukacyjnej i popularyzacyjnej. Określają one wzorcowy standard instytucji archiwalnej - otwartej, funkcjonalnej, użytecznej, aktywnie uczestniczącej w życiu społecznym.

Obecnie powstaje budynek dla archiwum w Bielsku-Białej, adaptowane są obiekty w Bolesławcu i Międzyzdrojach. W tym roku rozpocznie się także budowa archiwum w Rzeszowie. Trwają prace projektowe siedziby dla Archiwum Narodowego w Krakowie oraz Białymstoku. Gotowa jest koncepcja utworzenia Archiwum Narodowego RP w Warszawie, w którym znajdą się trzy archiwa centralne: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych i Narodowe Archiwum Cyfrowe.

Ewenementem w skali europejskiej jest wprowadzona w 2011 roku możliwość samodzielnego wykonywania kopii dokumentów przez klientów archiwów przy użyciu własnych aparatów cyfrowych. Dodatkowo, zgodnie z programem modernizacji pracowni naukowych wprowadzonym przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w 2012 roku, pracownie naukowe są sukcesywnie wyposażanie w profesjonalny sprzęt do samodzielnego kopiowania akt, pozwalający na zapisywanie kopii na własnych nośnikach lub przesyłanie ich na adres poczty elektronicznej.

Szybko zmieniająca się rzeczywistość, szczególnie w dziedzinie nowych technologii, stawia wyzwania także przed współczesną archiwistyką, wymagając ciągłego dostosowywania prawa do pojawiających się potrzeb i możliwości.
Działalność legislacyjna prowadzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych obejmuje opracowanie i opiniowanie aktów prawnych między innymi w zakresie zarządzania dokumentacją elektroniczną, udostępniania archiwaliów w Internecie oraz zwiększenia ochrony prywatnych zasobów archiwalnych jako części narodowego zasobu archiwalnego w związku z rosnącym znaczeniem sektora prywatnego w życiu publicznym.

Współpraca między archiwami państwowymi i podmiotami prywatnym, takimi jak firmy i organizacje społeczne, obok poradnictwa metodycznego, szkoleń i pomocy w zabezpieczeniu zbiorów obejmuje przejmowanie ich zasobów dokumentacyjnych do zasobu archiwów państwowych, by w przyszłości mogły służyć historykom. Działaniu temu towarzyszy hasło „Nie tylko państwo tworzy historię„. Przyświeca ono także kampanii społecznej ”Archiwa rodzinne” podjętej przez archiwa państwowe, której celem jest zachęcanie do tworzenia archiwów rodzinnych, w czym pomocne mają być specjalne punkty konsultacyjne uruchomione w styczniu 2014 r. w ponad 30 miastach Polski.

Istotnym polem działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest współpraca międzynarodowa. W ostatnim czasie ponowiono kontakty z archiwami niemieckimi, rosyjskimi, ukraińskim i białoruskimi. Celem współpracy jest między innymi tworzenie wspólnych baz danych rozproszonych materiałach archiwalnych i udostępnianie ich w postaci zdigitalizowanej. Podczas wizyty w Polsce w listopadzie 2012 r. dyrektora Federalnej Agencji ds. Archiwów Rosji prof. Andrieja Artizowa omawiano również sprawy związane z rewindykacją materiałów archiwalnych, współpracą w zakresie tworzenia baz danych dokumentów dotyczących losów poległych Rosjan i Polaków w XX w. oraz możliwości kopiowania materiałów archiwalnych z zasobów rosyjskich. Prowadzane są rozmowy z Ukrainą na temat stworzenia wspólnych baz danych ksiąg metrykalnych, a także z Białorusią dotyczące wymiany i zintensyfikowania skanowania materiałów archiwalnych.

Jednym z ostatnich osiągnięć współpracy międzynarodowej są kolejne dwa wpisy polskich obiektów dziedzictwa dokumentacyjnego - traktatów pokojowych między Królestwem Polskim i Imperium Tureckim z zasobu Archiwum Głównego Akt Dawnych i zbiorów Biblioteki Polskiej i Muzeum Adama Mickiewicza w Paryżu - na listę programu UNESCO „Pamięć Świata”. Obecnie na Liście znajduje się dwanaście obiektów polskiego dziedzictwa dokumentacyjnego, co stawia Polskę na trzecim miejscu pod względem ilości wpisanych obiektów. Oznacza to wyraz uznania dla wartości poznawczych zawartych w nich informacji oraz wkładu Polski i jej obywateli w kształtowanie historii Europy i świata.

Archiwa państwowe udzielają także wsparcia polonijnym placówkom kultury w zakresie ochrony i udostępniania posiadanych przez nie zbiorów archiwalnych. Od ponad 10 lat polscy archiwiści pomagają porządkować i ewidencjonować zbiory instytucji polonijnych, zabezpieczać je, digitalizować i udostępniać. Więcej informacji: archiwa.gov.pl/pl/archiwa-polonijne.html.

Istotny przejaw aktywności archiwów państwowych to działalność naukowa i badawcza. Archiwa państwowe prowadzą projekty o charakterze badawczym polegające na poszukiwaniu materiałów źródłowych w archiwach zagranicznych, organizowaniu forum wymiany wyników badań w postaci konferencji oraz publikacji materiałów źródłowych, poszerzających wiedzę o wydarzeniach historycznych. Tylko w 2012 r. archiwa państwowe wydały 317 publikacji, w tym ponad 70 książek. W 2013 r. przewodnim tematem wydawniczym było powstanie styczniowe w związku ze 150. rocznicą wybuchu insurekcji, co zaowocowało 12 książkami o charakterze źródłowym poświęconych tej tematyce, szczególnie w ujęciu regionalnym. W 2014 r. tematem przewodnim wydawnictw archiwów państwowych będzie I wojna światowa i wybory w 1989 r. W serii Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych planowane jest między innymi wydanie niepublikowanych pamiętników z okresu I wojny światowej.

Wyróżnić należy także działalność edukacyjną archiwów państwowych. Tylko w 2012 r. ponad 16 tys. uczniów i nauczycieli wzięło udział w warsztatach ukazujących możliwości wykorzystywania materiałów źródłowych w nauczaniu historii i prowadzeniu badań. Szczególną rolę archiwa państwowe odgrywają w badaniu historii miejscowej i regionalnej, dostarczając materiały stanowiące źródło wiedzy o dziejach „małych ojczyzn„. Często stają się zapleczem naukowym dla ośrodków kształcenia, a także – szczególnie w małych miejscowościach – animatorami życia naukowego. W serwisie www.archiwa.gov.pl działa ”Strefa edukacyjna”, która oferuje dostęp do różnorodnych materiałów archiwalnych, wystaw, prezentacji i scenariuszy lekcji. Archiwa prowadzą także działalność popularyzatorską. Tylko w 2012 r. organizowały lub współorganizowały 749 wystaw, w tym 424 dostępnych w Internecie.

Archiwa państwowe zabezpieczają interesy państwa i obywateli chroniąc i udostępniając dokumenty stanowiące źródło ich praw i pamięci historycznej. Działalność ta wymaga szczególnej dbałości i odpowiedzialności oraz specjalistycznej wiedzy z zakresu historii, prawa, administracji, znajomości języków i umiejętności odczytywania dokumentów rękopiśmiennych, a także zarządzania dokumentacją, w tym elektroniczną, która stopniowo zastępuje dokument papierowy. Dodatkowej wiedzy i umiejętności wymaga naukowe opracowanie źródeł oraz prowadzenie działalności w zakresie edukacji i popularyzacji.

Z okazji 95. rocznicy ukazania się dekretu o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami, podpisanego przez Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego 7 lutego 1919 r., pragnę złożyć najlepsze życzenia wszystkim przedstawicielom polskiego środowiska archiwalnego pracującym w archiwach państwowych, archiwach zakładowych, muzeach, bibliotekach i wszędzie tam, gdzie są chronione i zabezpieczane dokumenty archiwalne.

Proszę o przyjęcie podziękowań za wkład wniesiony w rozwój archiwistyki oraz działania mające na celu dbałość o narodowe dziedzictwo archiwalne, a przede wszystkim za jego upowszechnianie. - prof. Władysław Stępniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych”